EN DOS PÁRRAFOS
Los ERP (Enterprise Resource Planning) o Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales, son Sistemas de Información Integrados que buscan integrar y manejar, en forma centralizada, la información más importante de una Organización: Finanzas, Ventas, Compras, Almacen, Inventario, Recursos Humanos… Al estar integradas toda la información en un sólo sistema, se mantiene actualizada toda la información de la organización, sin inconsistencias entre varios sistemas. Los ERP se han convertido en esenciales para la mayoría de las organizaciones.
Toda empresa debería tener un sistema integrado (un nombre que en nuestra opinión es más apropiado). Estos sistemas pueden estar en las instalaciones de la empresa, o en la nube como Saas (Software as a Service, en inglés, es decir Software como servicio, en español). Hay todo tipo de sistemas, para todas las necesidades y para todos los precios. El más conocido, SAP, es principalmente para empresas grandes y su implementación puede sobre pasar los cientos de miles de dólares, no sólo por el costo de software, sino también por el costo de desarrollo y adaptación. Existen otras opciones mucho más económicas que se adaptan perfectamente para empresas más pequeñas y hasta para emprendimientos.
PARA SABER MÁS
Los sistemas integrados han resuelto un gran problema que tenían anteriormente las organizaciones, por inconsistencia entre distintos sistemas independientes, no conectados. Hace unos años, era muy común que el cierre mensual de la contabilidad de una empresa tardara semanas en hacerse, por inconsistencia entre el sistema de Contabilidad, con el de Inventario, con el de Ventas y con la facturación. Limpiar la información podía tardar semanas.
Pero esa no es la única ventaja de estos sistemas integrados (ERP). También podemos mencionar:
- Estandarización permite mejor comunicación, al utilizar un lenguaje común.
- Actualización y acceso a información en tiempo real.
- Ayuda a disciplinar las organizaciones.
- Oportunidad para tener visión fresca de la estrategia y organización. En efecto, cuando se inicia un proyecto de implementación de un ERP se revisan y replantean muchas cosas
- Automatización de procesos de la empresa.
- Disponibilidad de la información de la empresa en una misma plataforma.
- Integración de las distintas bases de datos de una compañía en un solo programa.
- Ahorro de tiempo y costes.
Como siempre, también tienen algunos inconvenientes:
- El costo puede ser alto.
- Se requiere un gran esfuerzo para la implementación.
- Los proyectos conllevan un riesgo, a veces elevado.
- Hay una pérdida de individualidad, cuando muchos de los competidores usan el mismo sistema y siguen los mismos procesos, aunque los denominen las “mejores prácticas”.
- Los cambios que se hacen a los procesos, comunmente tropiezan con la resistencia al cambio de varios grupos dentro de las organizaciones.
Uno de los problemas a la hora de implementar un ERP es que, al involucrar un cambio radical en los procesos de la empresa para adaptarse al software elegido, se hace muy difícil llevar un “paralelo”, porque se cambian los procesos de trabajo (algunos desaparecen y aparecen nuevos) y no se puede operar de dos formas (la vieja y la nueva) a la vez.
Algunos productos disponibles
A nivel internacional, y para grandes empresas estos son los productos más conocidos:
- SAP: El ERP más conocido. Es la referencia cuando se habla de esta categoría
- Oracle: Con el producto inicial Oracle Finance, posteriormente adquirió Peoplesoft, JDEdwards, Netsuite, Siebel Systemas y PeopleSoft (entre otros) para hacer crecer su sistema
En el mercado medio - Microsoft Dynamics GP (Great Plains)
Y en código abierto (open source)
- Adempiere
- Bitrix
- ERPNext
- Odoo
Productos locales (nacionales)
En la mayoría de los países hay una serie de productos nacionales, que tienen la ventaja de adaptarse a las características del país, sobre todo en lo que se refiere a nómina (y las leyes específicas que aplican) e impuestos. Vale la pena considerar la utilización de productos nacionales.
Tomar en cuenta
Para implementar estos productos, normalmente se requiere apoyo de asesores que lo ayuden a uno a realizar el trabajo. Contar con alguien que haya tenido experiencia en otras instalaciones es algo altamente deseable.
Es muy importante, antes de tomar una decisión, saber con qué apoyo se cuenta. En efecto todos estos software que hemos mencionado funcionan bien y son de alta calidad. En general, cualquiera nos puede hacer el trabajo. Por lo tanto, más importante que la selección del Software en sí, es la selección del consultor que nos puede ayudar. Es importante contar con una empresa que provea un servicio de calidad y que ofrezca un apoyo local para su immplementación.